In vielen Unternehmen werden Bestellungen noch per Fax geschickt. Diese Tatsache klingt wie ein Relikt aus den 1990er-Jahren, ist aber laut einer Erhebung des Digitalverbands Bitkom von 2023 immer noch Realität in jedem dritten deutschen Mittelstandsunternehmen. Während globale Konzerne längst auf künstliche Intelligenz, Cloudsysteme und Echtzeitdaten setzen, arbeiten viele kleine Betriebe mit Tabellen und Papierordnern. Der Preis dafür ist hoch: sinkende Effizienz, verlorene Marktanteile und eine wachsende digitale Kluft, die sich Jahr für Jahr vertieft.
Warum viele Mittelständler im digitalen Nebel tappen
Viele Inhaberinnen und Inhaber mittelständischer Firmen sind Unternehmer aus Leidenschaft. Sie haben ihre Betriebe aufgebaut, als Digitalisierung noch kein Schlagwort war. Heute stehen sie vor der Herausforderung, alte Strukturen mit neuen Technologien zu verbinden. Oft fehlen Zeit, Personal oder schlicht das Wissen, welche Systeme sinnvoll sind. Das Ergebnis ist ein Flickenteppich aus Insellösungen, die weder miteinander kommunizieren noch den Betrieb wirklich effizienter machen.
Gerade in diesem Kontext spielt die sogenannte Enterprise Architektur eine immer größere Rolle. Sie beschreibt, wie ein Unternehmen seine digitalen Prozesse, Datenflüsse und Systeme strukturiert und miteinander verknüpft. Wer hier sauber plant, kann Abläufe vereinfachen, Kosten senken und seine IT-Landschaft zukunftsfähig gestalten. Doch in der Praxis bleibt diese strategische Ebene häufig ungenutzt. Viele Betriebe investieren lieber kurzfristig in neue Software, statt ihre gesamte Struktur zu überdenken. Dadurch wächst die Komplexität weiter – und mit ihr die Abhängigkeit von externen Dienstleistern.
Nicht selten entsteht Frust im Alltag. Mitarbeiter arbeiten mit unterschiedlichen Programmen, Kundendaten werden doppelt gepflegt, Rechnungen liegen in verschiedenen Systemen. Ein einheitliches Konzept fehlt. Genau hier könnten Beratungen oder Kooperationen mit Digitalagenturen helfen, doch viele scheuen die Investition. Das kostet langfristig mehr, als es spart.
Klare Strukturen statt Tool-Wildwuchs
In vielen Betrieben ist Digitalisierung ein Stückwerk. Neue Software wird eingeführt, weil sie modern klingt – nicht, weil sie in die bestehenden Abläufe passt. Die Folge sind Programme, die nebeneinander existieren, aber nicht miteinander kommunizieren. Mitarbeiter tragen dieselben Daten mehrfach ein, Dokumente landen in verschiedenen Systemen, und am Ende ist niemand wirklich schneller. Struktur ist deshalb wichtiger als Technik. Erst wer weiß, wie seine Prozesse laufen, kann digitale Werkzeuge gezielt einsetzen.
Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) belegt, dass 62 Prozent der mittelständischen Unternehmen keine übergreifende Digitalstrategie besitzen. Entscheidungen entstehen oft aus dem Bauch heraus: Ein Problem taucht auf, also wird eine neue App gekauft. Doch ohne Gesamtüberblick führt jede zusätzliche Lösung zu noch mehr Komplexität. Digitalisierung braucht deshalb Plan und Priorität. Prozesse müssen zuerst beschrieben und verstanden werden, bevor Software ins Spiel kommt.
Gerade im Handwerk zeigt sich, wie groß der Unterschied zwischen Konzept und Umsetzung sein kann. Digitale Zeiterfassung, smarte Lagerverwaltung oder automatisierte Auftragssteuerung funktionieren nur dann effizient, wenn sie auf klaren Abläufen basieren. Ein Betrieb, der seine Schnittstellen prüft und Verantwortlichkeiten festlegt, spart täglich Stunden an Abstimmung und Nacharbeit.
Fördermittel helfen beim Einstieg
Viele Unternehmen schrecken vor den Kosten digitaler Projekte zurück. Dabei gibt es zahlreiche Förderprogramme, die den Einstieg erleichtern. Das Bundeswirtschaftsministerium unterstützt mit „Digital Jetzt“ Investitionen in Soft- und Hardware, Beratung und Qualifizierung. Auch Landesprogramme, etwa in Niedersachsen, bieten Zuschüsse von bis zu 40 Prozent. Trotzdem bleiben viele Mittel liegen, weil Anträge zu kompliziert erscheinen.
Hier liegt eine große Chance für Beratungsunternehmen, Kammern und Verbände. Sie können Betriebe bei der Antragstellung begleiten und gleichzeitig strategische Unterstützung bieten. Besonders im Mittelstand ist dieses Zusammenspiel wichtig: Kleine Firmen haben selten eigene IT-Abteilungen und brauchen praxisnahe Hilfen. Fördermittel senken die Einstiegshürde und schaffen Anreize, Projekte endlich umzusetzen.
Auch Banken reagieren auf diesen Trend. Viele Institute knüpfen Kredite inzwischen an Nachhaltigkeits- oder Digitalisierungsziele. Wer investiert, steigert damit nicht nur seine Effizienz, sondern verbessert auch seine Finanzierungsmöglichkeiten.
