Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung stellt für viele Vermietende jedes Jahr aufs Neue eine herausfordernde Aufgabe dar, die nicht nur Zeit, sondern auch viel Geduld erfordert. Eine solche Abrechnung birgt eine hohe Fehleranfälligkeit, da zahlreiche Vorschriften und Anforderungen bei der Erfassung aller relevanten Kosten zu berücksichtigen sind. Fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen sind nicht zuletzt deshalb frustrierend, da sie die Durchsetzung von Nachzahlungen erschweren. Der vorliegende Artikel bietet hilfreiche Tipps zur korrekten Abrechnung von Nebenkosten und zeigt auf, welche Kostenpunkte überhaupt auf den Mieter umgelegt werden dürfen.
Was zählt als Nebenkosten?
Nebenkosten umfassen grundsätzlich alle Ausgaben, die im Zuge der Verwaltung und Bewirtschaftung einer Immobilie anfallen. Zu diesen Kosten zählen unter anderem die Betriebskosten, Instandhaltungskosten sowie die Verwaltungskosten des Gebäudes.
Die Betriebskosten einer Immobilie beziehen sich dabei auf regelmäßige Aufwendungen, die durch den alltäglichen Betrieb des Gebäudes entstehen. Dazu gehören beispielsweise Kosten für die Warmwasserversorgung, Müllentsorgung, die Vergütung des Hausmeisters oder auch die Grundsteuer.
Im Gegensatz dazu stehen die Instandhaltungskosten, bei denen es sich um einmalige Kostenpunkte handelt. Diese Kosten sind nicht Teil der Betriebskosten und beinhalten beispielsweise Ausgaben für spezifische Reparaturen, eine einmalige Schädlingsbekämpfung oder spezielle Reinigungsmaßnahmen auf dem Grundstück.
Welche Kosten sind umlagefähig?
Vermieter sind berechtigt, bestimmte Betriebskosten auf die Mieter umzulegen, wobei die genauen umlagefähigen Kosten in der Betriebskostenverordnung festgelegt sind. Im Folgenden findet sich eine Zusammenfassung der Kosten, die auf die Mieter übertragbar sind:
- Kosten, die durch die Wasserversorgung entstehen
- Aufwendungen für Heizung und Warmwasser
- Ausgaben im Zusammenhang mit der Entwässerung
- Betriebskosten für Fahrstühle und Lastenaufzüge
- Kosten für Schornsteinfegerdienste und die Reinigung des Gebäudes
- Gebühren für Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Beleuchtungskosten für Außenbereiche und Hausflure
- Aufwendungen im Rahmen der Grundsteuer
- Ausgaben für die Gartenpflege
- Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Betriebskosten für einen Waschkeller
- Entgelte für den Hauswart
- Sonstige Betriebskosten, wie beispielsweise für die Wartung von Rauchmeldern oder Trinkwasseranalysen
Es ist wichtig, dass die umzulegenden Nebenkosten bereits im Mietvertrag präzise festgelegt und detailliert aufgeschlüsselt werden, um spätere Unklarheiten zu vermeiden – ein vollständiger und fehlerfreier Mietvertrag ist hierbei entscheidend. Insbesondere die Auflistung der „sonstigen Betriebskosten“ sollte im Mietvertrag genau spezifiziert werden, um spätere Missverständnisse zu verhindern. Für Vermieter, die sich bezüglich der Vertragsgestaltung unsicher sind, kann die Unterstützung eines Immobilienmaklers für die Vermietung eine sinnvolle Option sein. Dieser gewährleistet eine korrekte Abwicklung der Vermietung und stellt sicher, dass der Mietvertrag inhaltlich vollständig und rechtlich einwandfrei ist. Wer in Bayern eine Immobilie vermieten möchte, kann beispielsweise ein Immobilienmakler aus Nürnberg zurate ziehen.
Diese Kosten können nicht auf den Mieter umgelegt werden
Vermieter sollten sich vor Aufsetzen des Mietvertrags umfassend darüber informieren, welche Nebenkosten nicht umlagefähig sind. Zu den Kostenpunkten, die der Vermieter selbst zu tragen hat, gehören unter anderem:
- Einmalige Reparaturkosten, wie beispielsweise für eine Heizungsreparatur oder den Austausch einer Dachrinne
- Verwaltungskosten, die im Zusammenhang mit der Verwaltung der Mietobjekte entstehen
- Ausgaben für Dienstleistungen wie die eines Steuerberaters oder für eine Mietrechtsschutzversicherung
- Versicherungsleistungen für spezifische Fälle, wie etwa Schäden durch Umwelteinflüsse.
- Kosten, die für die Neuanlage von Gärten oder den Bau von Schuppen auf dem Grundstück anfallen
- Erbbauzinsen, die für das Nutzungsrecht an einem Grundstück entrichtet werden
Werden solche nicht umlagefähigen Kosten dennoch in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen und an die Mieter weitergegeben, wird die Abrechnung als unzulässig angesehen. In solchen Fällen sind die Mieter nicht verpflichtet, entsprechende Nachzahlungen zu leisten.
Fazit: Aufgepasst bei der Nebenkostenabrechnung
Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist durchaus eine anspruchsvolle Aufgabe, bei der leicht Fehler unterlaufen können, die zur Ungültigkeit der gesamten Abrechnung führen. Um dies zu vermeiden, ist es als Vermieter wichtig, genau zu verstehen, welche Kosten auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Eine frühzeitige Festlegung dieser Vereinbarungen im Mietvertrag hilft, spätere Diskussionen zu vermeiden und sorgt für Klarheit – sowohl für den Vermieter als auch für die Mieter.
Indem Vermieter sich an diese Grundprinzipien halten, können sie sicherstellen, dass ihre Nebenkostenabrechnungen korrekt durchgeführt werden, wodurch nicht nur Zeit und Mühe gespart, sondern auch das Vertrauensverhältnis zu den Mietenden gestärkt wird.
