Osnabrück 🎧Stadt Osnabrück Vorreiter bei der digitalen Rechnungsbearbeitung

Stadt Osnabrück Vorreiter bei der digitalen Rechnungsbearbeitung

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Die Stadt Osnabrück wird mit ihren Prozessen und Dienstleistungen immer digitaler: Neben der erfolgreichen Einführung des ServicePortals, mit dem unter anderem städtische Dienstleistungen online erledigt werden können und dem Dokumentenmanagementsystem (DMS), ist die Stadt Osnabrück beim Thema digitale Rechnungseingangsbearbeitung Vorreiter.

Um die Verwaltung noch effizienter zu gestalten, wurde ein digitaler Workflow mit Anbindung an das bestehende DMS sowie an das Finanzsystem SAP entwickelt. „Durch die Einführung der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen konnten wir eine Reduzierung der Bearbeitungszeit von durchschnittlich 6,2 Tage auf 2,9 Tage erzielen“, erläutert Finanzvorstand Thomas Fillep. Die Digitalisierung der Arbeitsabläufe hat auch Vorteile beim Thema Transparenz. Zu jedem Zeitpunkt können der Status der Rechnung eingesehen und auf die Rechnung unabhängig von Ort und Zeitpunkt zugegriffen werden. „Das ist besonders in Pandemie-Zeiten von Vorteil, wenn zum Beispiel Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice arbeiten“, sagt Fillep.

Ziel: Umstellung auf digitale Rechnungsstellung

Ziel der Stadt ist es, in den nächsten Monaten die Businesspartner der Stadt mit einem hohen Fakturierungsvolumen entsprechend auf die digitale Rechnungsstellung umzustellen. „Die gute Konzernstruktur der Stadt hilft hier schnell und unkompliziert beteiligte Gesellschaften ins Boot zu holen“, so Thomas Fillep. Zum 1. Januar 2021 wird voraussichtlich ein Businesspartner innerhalb der Konzernstruktur umgesetzt, der allein über 1.000 Fakturierungen p. a. gegenüber der Stadt vornimmt. Weitere große Beteiligungsgesellschaften werden 2021 folgen.

Symbolbild: Papierrechnungen sollen bei der Stadt Osnabrück bald der Vergangenheit angehören.

PM
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