Seit 2021 bietet das Startup desk.ly eine Software-Lösung an, die sämtliche Prozesse rund um Buchungen und Verwaltungen im Kontext von Workplace Management abbildet. Inzwischen ist die Anwendung nicht nur am Markt etabliert, sondern bietet auch zahlreiche Funktionalitäten rund um weitere Prozesse im Arbeitsalltag. Während des Unternehmensbesuchs von Oberbürgermeisterin Katharina Pötter und Vertretern der Wirtschaftsförderung Osnabrück wurden die Potenziale aufgezeigt.
Egal, ob Remote- oder Hybrid-Arbeit – spätestens seit der Corona-Pandemie hat das Thema Arbeitsplatzverwaltung Einzug in die Organisation von Unternehmen mit Büroarbeitsplätzen gehalten. Dass es sich lohnt, dieses Thema auch unabhängig von Pandemie-Szenarien weiterzuverfolgen, zeigen Erfahrungswerte und diverse Statistiken.
So geben laut einer repräsentativen, branchenübergreifenden Homeoffice-Studie zu neuen Arbeitskonzepten und Büroflächenbedarfen bei Unternehmen in Deutschland von PwC rund 82 Prozent der Arbeitnehmenden an, weiterhin remote arbeiten zu wollen. Eine große Herausforderung für Unternehmen, die oftmals mit einem Wandel der Arbeitskultur verbunden ist.
Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie
„Ein nach den Bedürfnissen des jeweiligen Teams abgestimmter Mix aus Präsenzzeiten im Büro und der Arbeit im Homeoffice ist auch bei der Stadtverwaltung nicht mehr aus dem Berufsalltag wegzudenken“, sagt Katharina Pötter. „Die Zeiten, in denen Arbeitszeit gleichbedeutend mit der Anwesenheit im Büro war, sind vorbei – glücklicherweise, denn diese Weiterentwicklung der Arbeitswelt trägt nicht zuletzt zu einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie bei.“ Die veränderte Realität mache außerdem sinnvolle Modernisierungen von Arbeitsumfeldern möglich. Desk-Sharing etwa könne einen wichtigen Beitrag dazu leisten, die städtischen Büro-Immobilien sinnvoller und nachhaltiger zu nutzen und zugleich die Effektivität von Teams zu erhöhen.
Genau hier setzt desk.ly an: Über die Lösung lassen sich Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze buchen. Zukünftig sollen weitere Anwendungsfälle wie E-Ladesäulen und Ähnliches hinzukommen. „Wir wollen alles, was im betrieblichen Kontext buchbar ist, abbilden“, erklärt Felix Mohr, CSO bei desk.ly. „Hier ergeben sich auch für Osnabrücker Unternehmen durchaus interessante Ansätze“, so Ingmar Bojes, Geschäftsführer der WFO, „eine durchdachte Vergabe von mietbaren Instanzen im Arbeitsumfeld ermöglicht es, sämtliche Ressourcen optimal zu nutzen.“
Effiziente Ressourcennutzung dank Desksharing-Software
Beispielsweise können nicht genutzte Parkplätze an Dritte vermietet werden. Außerdem gibt es Einsparpotenziale beim Energieverbrauch in den Gewerbeimmobilien. So sei es gängige Praxis bei einigen Nutzern von desk.ly, während wenig frequentierter Arbeitszeiten ganze Etagen zu schließen, um Energie einzusparen, berichtet Amir El Sayed, CEO bei desk.ly.
Analyse-Tools, die desk.ly bereitstellt, erlauben unter anderem eine Einschätzung der Nutzungsintensität und Bedarfe von Büroarbeitsplätzen und Co. Leerstände und hierdurch verursachte Kosten könnten so vermieden und frei werdende Räumlichkeiten anderweitig genutzt werden.
Nicht nur in Hinblick auf die anderweitige Nutzung ganzer Immobilien sei dies von Interesse – McKinsey hat im Juli eine Studie zum Thema finanzielle Verluste durch Leerstand veröffentlicht –, sondern auch für die Schaffung einer modernen Arbeitsumgebung: Büroarbeitsplätze könnten zusammengelegt werden, ungenutzte Büros beispielsweise in Sozialräume umgewandelt werden.
Auch einen potenziellen Lieblingsplatz oder einen Schreibtisch in der Nähe der Abteilungskollegen können die Mitarbeitenden beispielsweise buchen. „Unsere Vision ist es, die Arbeitsumgebung zu einem Ort der Selbstbestimmung zu machen, der Zufriedenheit, Produktivität und Zusammenarbeit steigert“, sagt Felix Mohr.
Akzeptanz als Erfolgskriterium
Der Ansatz von desk.ly trifft auf große Zustimmung. Über 5.000 Büros mit über 80.000 Arbeitsplätzen an über 2.750 Standorten weltweit werden aktuell über desk.ly verwaltet. Rund 23.000 Buchungen pro Tag fallen an. Alle Tendenzen stehen auf Wachstumskurs – mittlerweile arbeiten 20 Personen bei desk.ly, weitere kommen noch dieses Quartal hinzu. Zu den Kunden gehören Unternehmen unterschiedlichster Größe aus verschiedenen Branchen sowie mehrere Stadtverwaltungen.
Die Nutzung der Software ist niedrigschwellig. Es bestehen Schnittstellen zu über 25 Ökosystemen, sodass beispielsweise wie gewohnt in der Office365-Umgebung gearbeitet werden kann. Die Profile der Mitarbeitenden können anonymisiert oder mitsamt Klarnamen und Profilfoto genutzt, die Nutzeroberfläche kann an die firmeneigene Corporate Identity angepasst werden.
Dennoch bestehe eine grundsätzliche Herausforderung bei der Implementierung der Software. Denn eine Transformation der Arbeitsplatzgestaltung kann nur dann funktionieren, wenn auch die Mitarbeitenden, die selbst dauerhaft im Büro arbeiten möchten, Hybrid- und Remote-Arbeit akzeptieren.
„Die Veränderungsbereitschaft ist generell sehr hoch“, hat die Oberbürgermeisterin in der Stadtverwaltung beobachtet. Natürlich gebe es aber auch Kolleginnen und Kollegen, die sich mit den Umstellungen noch etwas schwertun. „Dafür habe ich grundsätzlich auch Verständnis“, betont Pötter, „wer mitunter jahrzehntelang einen bestimmten Status Quo gewohnt war, gibt diesen manchmal nur mit einem gewissen Zögern auf. Deshalb geben wir uns auch viel Mühe damit, die unbestreitbaren Vorteile, die die Modernisierung der Arbeitswelt mit sich bringt, zu vermitteln und alle Mitarbeitenden auf diesem sinnvollen und letztlich alternativlosen Weg mitzunehmen.“ Wie das gelingen kann? „Durch Vorbilder. Indem Unternehmen und Mitarbeitende gute Erfahrungen im Austausch mit Dritten weitergeben“, so Amir El Sayed.
