Deutschland & die Welt Moderne Kommunikation im Home-Office

Moderne Kommunikation im Home-Office

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Vorteile von VoIP Telefonie

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Viele Menschen freuen sich darüber, wenn sie im Home-Office arbeiten dürfen. Das war schon immer so. Doch gerade jetzt, während der Corona-Pandemie ist das so aktuell wie nie. Der Vorteil dabei ist, dass die Menschen ihr Leben besser planen und koordinieren können. Der Arbeitsweg mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln entfällt, Termine können besser vereinbart werden und Eltern haben es deutlich einfacher. Allerdings ist dazu auch die benötigte Büroausstattung notwendig. Da aber das digitale Zeitalter längst begonnen hat, ist das gar nicht so schwer. Möglich machen es das Internet in Verbindung mit mobilen, internetfähigen Endgeräten.

So kann prinzipiell jeder von überall aus arbeiten. Unternehmen setzen dabei auch auf Voice-over-IP-Telefonie, wobei die meisten Menschen von VoIP sprechen.

Deshalb lohnt sich?

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VoIP ermöglicht das Telefonieren via Internet. Es wird nicht über das Telefonnetz telefoniert, vielmehr werden die Gespräche als Datenpaket per Internet verschickt. Dabei wird das Telefon mit dem Router verbunden, ein eigener Anschluss ans Netz ist nicht mehr erforderlich. VoIP kann auf verschiedene Arten durchgeführt werden. Es lassen sich Tischtelefonie oder Smartphones für VoIP verwenden. Es gibt aber auch Softphones, die ein Telefon überflüssig machen. Genauer gesagt ist es eine Software, die einfach ein Telefon nachahmt. Damit kann per Notebook telefoniert werden. Es ist nur noch ein gutes Headset notwendig, damit das Telefonieren weiterhin möglich ist.

Deswegen ist VoIP für Unternehmen so interessant

Wer nun im Home-Office arbeitet, muss natürlich auch weiterhin für seine Kunden erreichbar sein. Daher ist es empfehlenswert, eine VoIP-Anlage einzusetzen, welche bereits die eigenen Durchwahlen inkludiert. Sollen aber nur die Mitarbeiter weiterhin untereinander erreichbar sein, gibt es auch bestimmte Tools, beispielsweise Microsoft Teams, die genutzt werden können. So kann dann auch miteinander gesprochen werden.

VoIP ist aber dann eine gute Wahl, wenn eine analoge Anlage nicht mehr benötigt wird. Die Zentrale ist dezentral auf Servern untergebracht. Sämtliche Utensilien, die bei einem herkömmlichen Telefon erforderlich sind, brauchen nicht mehr eingesetzt zu werden. Außerdem die Kommunikation über VoIP deutlich kostengünstiger, als die Abwicklung über eine konventionelle Telefonanlage.

Die Vorteile von VoIP im Home-Office

Die Vorteile von VoIP liegen auf der Hand: Die Mitarbeiter können auf einfache Weise an die Anlage gekoppelt werden und behalten die jeweilige Durchwahl. Dafür sprechen zwei Fakten. Dienstliche Gespräche müssen nicht auf eigenen Telefonen erfolgen und es ist professioneller, wenn die Mitarbeiter weiterhin unter der bekannten Durchwahl erreichbar sind.

Per Cloud ist es möglich, nicht nur zu telefonieren, denn es gibt weitere Funktionen. So können die Mitarbeiter chatten, was per Messenger möglich ist. Des Weiteren gibt es virtuelle Räume, wo sich das Team treffen kann. Damit sind Telefonkonferenzen mit allen Mitarbeitern machbar, auch als Videokonferenz. Ein Fachbetrieb für TK-Anlagen in Hamburg kann es sogar ermöglichen, da gewünschte virtuelle Datenmanagement bereitzustellen. Dann können alle Mitarbeiter auf gemeinsame Daten zugreifen, auch wenn sie zu Hause arbeiten.

Wer Fragen zu VoIP hat, kann sich mit einem Fachbetrieb für TK-Anlagen in Hamburg in Verbindung setzen.

Mitarbeiter können ihren Arbeitsplatz unabhängig von Erreichbarkeit wählen

Wer per Cloud telefonieren kann, ist dezentral erreichbar. Die Mitarbeiter telefonieren mit der eigenen Durchwahl, dafür sorgt eine geeignete Software, die auch mobil verwendet wird. Zudem ist das Telefonieren per VoIP günstiger als mit herkömmlichen Telefonen. Telefonate untereinander sind häufig sogar gratis. Viele Cloud-Telefonanlagen können skaliert werden. Heißt, dass die Telefonanlage mit jedem neuen Mitarbeiter wachsen kann. Neue Hardware ist dazu nicht nötig.

Was ist für VoIP erforderlich?

Zudem ist das Telefonieren via VoIP niederschwellig. Wichtig ist jedoch, dass eine gute Internetverbindung vorhanden ist, wenn VoIP genutzt werden soll. So sollte der Anschluss über eine große Bandbreite verfügen, damit die Datenübertragung gewährleistet ist. Die Verzögerung bei den Datenübertragungen muss so niedrig wie möglich sein. Dabei handelt es sich um die Latenzzeit. Ist diese zu hoch und die Bandbreite zu niedrig, kommt es automatisch zur schlechten Sprachübertragung.

IT-Sicherheit im Home-Office – was ist dabei wichtig?

In Zeiten der Pandemie schicken viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home-Office. Damit noch nicht genug, müssen sie dafür sorgen, dass diese auf alle notwendigen Systeme zugreifen können und sie gleichzeitig vor Cyberkriminalität bewahren. Gleichzeitig müssen die Systeme von außerhalb erreichbar sein – aber nur für Berechtigte. IT-Sicherheit im Home Office spielt damit noch wichtigere Rolle, als zuvor. Nicht erst seitdem das Coronavirus sein Unwesen treibt, kam es bereits häufig zu Cyberangriffen, wie der Angriff auf die Uniklinik in Düsseldorf im September 2020 zeigte.

Der Software-Riese Microsoft warnt davor, dass Medizinunternehmen zunehmend Opfer von Hackerangriffen werden könnten.. Aber auch Massen-Phishing-Mails und vieles weitere wurde in Umlauf gebracht und an die Menschen im Home-Office weitergegeben. Zudem wurden Websites inklusive Domains erstellt, die scheinbar in Zusammenhang mit dem Coronavirus stehen. Es sollten jedoch nur Ängste geschürt werden, damit Ransomware-Angriffe durchgeführt werden konnten. Deshalb ist es besser, Vorsorge zu betreiben und für die IT-Sicherheit im Home-Office zu sorgen.

Eine Maßnahme ist es, die Mitarbeiter zu schulen, wenn es um Cybersicherheit geht. Sie müssen ausführlich geschult werden, damit sie ihr Wissen auch im Home-Office umsetzen können. So werden fahrlässige Tätigkeiten ausgeschlossen. Das trägt zur Sicherheit des Unternehmens bei. Alle zur Verfügung gestellten Geräte sollten ausschließlich für die Arbeit eingesetzt werden. Zugriffe auf andere Seiten als die des Unternehmens müssen vermieden werden. Auf allen Geräten müssen aktuelle Sicherheits-Patches installiert und regelmäßige Updates durchgeführt werden.

Die Sicherheitseinstellungen für E-Mail-Accounts müssen verbessert werden. Dadurch können weder Spam-Mails, noch Phishing-Mails eingehen. Die Mitarbeiter müssen darüber informiert werden, woran sie solche Mails erkennen können und wissen, dass verdächtige Links ignoriert werden sollen. Es muss ausdrücklich vor Phishing-Mails gewarnt werden, da es immer wieder möglich ist, die Sicherheitseinstellungen doch noch zu überwinden.

Unternehmer müssen dafür sorgen, dass SaaS-Anwendungen lediglich über das eigene Netzwerk abgerufen werden können. Im Home-Office dürfen sie nicht per Internet Zugriff auf diese Anwendungen haben. Damit erhalten Unternehmer Einblicke in den kompletten Datenverkehr, wenn auf die Dienste der Cloud zugegriffen wird. Bei den meisten SaaS-Anbietern ist das möglich. Es kann sein, dass zu diesem Zweck noch weitere Einstellungen vorgenommen werden müssen.

SaaS Datenverkehr fortlaufend im Auge behalten

Außerdem müssen Unternehmer den Netzwerkverkehr, speziell den SaaS-Datenverkehr permanent beobachten und kontrollieren. Kommt es zu Datenlecks, dann können sie vor allem in dieser Zeit bedrohlich werden. Es muss auch überprüft werden, ob Datenübertragungen vorhanden sind, die als Remote-Arbeit getarnt werden.

Wenn möglich, sollten Zugangskontrollen durchgeführt werden können, damit Datenlecks und weitere unbefugte Datenzugriffe nicht erfolgen können. Dazu eignen sich die Data Loss Prävention Funktionen, die alle SaaS-Anbieter zur Verfügung stellen. Das sorgt für weiteren Schutz der Daten.

Alle Mitarbeiter, die auf das Netzwerk eines Unternehmens zugreifen müssen, sollten VPNs einsetzen. Ohne einen solchen Zugang darf es keinem Mitarbeiter erlaubt sein, die Daten des Unternehmens zu verwenden oder einzusehen.

Wer schon ein dediziertes TLS/SSL-Inspektionssystem einsetzt, kann sich glücklich schätzen. Wenn nicht sollte es jetzt installiert werden, um Datenlecks und verschlüsselte Angriffe zu verhindern. Fast jeder Datenverkehr im Internet findet verschlüsselt statt. Daher kann bei verschlüsselten Angriffen nicht eingegriffen werden. Ist also noch kein TLS/SSL-Inspektionssystem vorhanden, dafür aber sogenannte Next Generation Firewalls, deren Kurzbezeichnung NGFW ist, die in der Lage sind den TLS/SSL-Datenverkehr aufzuschlüsseln, sollte diese Funktion unbedingt aktiviert werden. Parallel dazu ist es empfehlenswert, eine noch bessere Entschlüsselungsstrategie zu finden. Das sorgt womöglich für ein langsameres Netzwerk, verschlüsselte Angriffe werden jedoch abgewehrt.

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Redaktion Hasepost
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